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海外の相手に渡す名刺の英語表記と確認項目

Share-Me ｜ 2026年10月28日公開

海外の相手へデジタル名刺を渡すときは、日本語を英語に置き換えるだけでなく、相手が「誰なのか」「何を担当しているのか」「どこへ連絡すればよいのか」を迷わず確認できる状態に整えます。特に氏名や会社名の表記がメール署名や会社サイトと違うと、同じ人物・会社だと判断しにくくなります。

この記事では、海外取引を始める担当者向けに、英語表記を確認する順番と、社内で使える英日確認表を紹介します。一般的な翻訳語の一覧ではなく、自社の正式表記と実際の連絡方法を照合するための実務ガイドです。

英訳する前に「表記の基準」を集める

最初に、会社の英語版サイト、既存の英文会社案内、本人が業務で使っているメール署名を手元にそろえます。広報・人事などが管理する英語表記のルールがある場合は、そのルールを優先してください。個人の判断で社名の末尾や役職名を変更すると、別の書類との食い違いにつながります。

• 氏名：本人が業務で継続して使うローマ字表記と、姓・名の区別。
• 会社・部署：社内で承認された英語名と略称の使い方。
• 役職・担当：正式な肩書と、相手に伝えるべき担当範囲。
• 連絡先：海外からの連絡にも使う業務用メール、電話、Webページ。

基準が見つからない項目は、翻訳した状態で完成扱いにせず「確認中」として残します。名刺の公開を急ぐ場合も、未承認の役職訳を載せるより、確認済みの氏名・会社名・連絡先を先に整える方が、誤解を避けやすくなります。

氏名・会社名・役職は別々に確認する

氏名は綴りと姓・名の区別をそろえる

名前の綴りは、長音やハイフンを含め、本人が使っている表記に合わせます。姓と名の順番だけで伝わると考えず、必要なら姓を大文字にするなど、どちらが姓か分かる表現を社内ルールに沿って選びましょう。たとえば架空の「山田 花子」を「YAMADA Hanako」とするのは、姓を見分けやすくするための表記例です。すべての名刺に必須の規則ではありません。

呼ばれたい名前を添える場合は、正式名との関係が分かるようにします。表示名、連絡先として保存される名前、メール署名で別々の名前を使っていないかも確認してください。情報を探す相手の立場で、同じ人だとつながる表記を目指します。

社名の英訳を新しく作らず、役職は権限まで確認する

会社名は、会社が公表している正式な英語表記を使います。「株式会社だからこの英語表記」と機械的に置き換えたり、既存の英語社名に独自の略語を足したりしないようにします。ブランド名を併記する場合も、所属会社との関係を読み手が理解できる順番にします。

役職は、日本語の名称と英語の単語が常に一対一で対応するわけではありません。たとえば、責任者を表す語を使う前に、実際に管理する組織や担当範囲と合っているかを確認します。役職だけでは業務が伝わりにくいときは、紹介文で担当領域を短く補足する方法もあります。肩書を立派に見せるために、承認されていない権限を示す言葉を足すのは避けましょう。

連絡手段は海外の相手が使えるかまで点検する

メールは、実際に確認している業務用アドレスを記載します。英語対応ができる窓口が別にある場合は、本人のアドレスとの役割を分けて説明してください。リンクの表示名だけ英語にして、移動先が日本語のみになっていないかも点検します。英語資料がなければ、日本語のページであることを示すだけでも、相手の迷いを減らせます。

日本の電話番号を海外向けに示す際は、国番号を含めた形式を確認します。NTTドコモの案内では、日本への発信は「+81」に続け、先頭の0を除いた番号を使う形が示されています。たとえば「090-XXXX-XXXX」は「+81-90-XXXX-XXXX」という表記例になります。発信元の国・地域や回線による例外は、利用する通信会社の案内で確認してください。NTTドコモの海外での電話案内

国内専用の問い合わせ番号しかない場合は、海外から使える連絡方法を担当部署に確認します。受付時間を載せるなら、日本時間であることが伝わる表記も検討しましょう。住所は、郵送が必要な相手かどうかを考えたうえで掲載し、英語版会社サイトなどの承認済み表記と照合します。

公開前に使う英日確認表

次の表を社内確認用のメモに転記し、担当者と確認日を追記してください。「英語として自然か」と「自社の事実に合っているか」を分けると、確認する人を決めやすくなります。

自分だけで確認せず、業務内容を知る人と英語を読む人に分担して見てもらう方法もあります。確認者が同じ場合でも、まず内容、次に表現、最後にリンクという順番で読むと、見落としを探しやすくなります。翻訳ツールを使った文も、固有名詞と役職の承認を省略しないでください。

受け取り手の画面で最後の確認をする

編集画面で整っていても、長い英語の会社名や役職が表示画面で読みづらくなることがあります。公開用URLを開き、氏名、会社名、連絡先まで無理なく読めるか、リンクが意図したページへ進むかを確認しましょう。日本語と英語を切り替える構成なら、両方で同じ連絡先になっているかを見比べます。

プロフィール内の情報量やリンクの優先順位は、デジタル名刺に載せる情報の整理方法でも解説しています。また、異動後に片方の言語だけが古くなるのを防ぐため、名刺情報の更新チェックリストに言語別の確認欄を加えておくと運用しやすくなります。

Share-Meなら、相手が選べる言語で名刺を共有できる

Share-Meのグローバルカードは、英語を含む他言語の名刺を作成し、受け取った相手が言語を選べる機能です。英語表記を準備したら、この確認表で日本語版との対応を点検してから共有しましょう。氏名・社名・役職が正しいかは、作成する側で確認することが大切です。

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製品機能と参照資料は2026年10月28日に確認。画面や提供内容は変更される場合があります。